Piattaforma Whistleblowing
Segnalare è semplice. Gestire, ancora di più.
Whistleblowing significa poter segnalare un illecito scoperto sul lavoro senza subire ritorsioni. ICAM Whistleblowing è il canale riservato che lo rende possibile: facile da usare per chi segnala, facile da tenere sotto controllo per chi deve rispondere.
- 7 giorni
- avviso di ricevimento
- 3 mesi
- riscontro
- 5 anni
- conservazione massima
In parole semplici
Che cos'è una segnalazione
È il racconto di un fatto che non dovrebbe accadere: una tangente, un bilancio alterato, un rischio per la sicurezza nascosto, un uso scorretto di dati. Lo fa chi lavora nella società o con la società, perché l'ha visto da vicino.
Non è una lamentela personale e non è una denuncia pubblica: arriva a una persona incaricata, che deve verificarla e rispondere entro tempi fissati dalla legge.
- 1
Chi
Dipendenti, collaboratori, fornitori, ex dipendenti, candidati.
- 2
Cosa
Violazioni di norme che danneggiano la società o l'interesse pubblico.
- 3
A chi
Solo al gestore nominato: una persona autonoma e formata.
Chi segnala è protetto. La sua identità resta riservata e la legge vieta licenziamenti, demansionamenti e ogni altra ritorsione.
Tre punti di vista
La stessa pratica, vista da chi la vive
Segnala senza esporsi
Apre il collegamento pubblicato dalla società, racconta i fatti in quattro passi e riceve un codice. Con quel codice torna a leggere le risposte e ad aggiungere informazioni.
- Nessun account e nessuna email richiesta
- Può restare anonimo o dire chi è
- Può chiedere un incontro di persona
- Se la segnalazione riguarda chi gestisce il canale, va a un destinatario diverso
- Corruzione, conflitto di interessi
- Anonima
- K7QM-2HXR-9TBW-4NPD
Il percorso
Quattro momenti, tutti con una data
Oggi
Segnalazione ricevuta
Arriva solo a chi è incaricato. Il segnalante ha già il suo codice.
Entro 7 giorni
Avviso di ricevimento
Chi gestisce prende in carico la pratica: la data resta registrata.
Entro 3 mesi
Riscontro
Il segnalante legge l'esito delle verifiche o lo stato dell'istruttoria.
Non oltre 5 anni
Cancellazione
Dall'esito finale parte il termine massimo di conservazione.
Funzioni
Cosa fa, in concreto
Ogni funzione risponde a una regola del decreto o delle Linee guida ANAC. Niente che serva solo a fare scena.
Anonimato vero
Nessun dato tecnico del segnalante viene salvato con la segnalazione: né indirizzo IP, né account.
Codice personale
Sedici caratteri mostrati una sola volta. La piattaforma ne conserva solo l'impronta: nessuno può recuperarlo.
Dialogo riservato
Chi segnala e chi gestisce si scrivono dentro la pratica, senza email e senza numeri di telefono.
Canale orale
Le segnalazioni a voce o in un incontro diventano un verbale che la persona può verificare e confermare.
Conflitto di interessi
Un sostituto riceve le segnalazioni che riguardano il gestore, che non può vederle.
Note d'istruttoria
Appunti e verifiche restano separati dai messaggi e non sono mai visibili al segnalante.
Registro delle operazioni
Ogni passaggio lascia traccia di chi, cosa e quando, senza riportare testi né identità.
Registro e relazione annuale
Il registro delle segnalazioni e una relazione annuale con numeri, categorie e tempi, senza dati personali.
Gestore interno o esterno
Chi gestisce può essere una persona della società oppure un professionista esterno invitato.
Pagina pubblica con codice QR
Ogni società ha la sua pagina di segnalazione, con collegamento e codice QR da esporre in azienda.
Cancellazione a termine
A pratica conclusa il contenuto si cancella; la piattaforma ricorda il limite dei cinque anni.
La norma
Le regole, in breve
Cosa prevede il D.lgs. 24/2023 per chi deve attivare e gestire un canale interno. La stessa guida è dentro la piattaforma, accanto ai documenti.
D.lgs. 24/2023, artt. 2-4
Chi deve avere il canale
Le imprese con almeno 50 lavoratori in media nell'ultimo anno, quelle che hanno adottato un modello organizzativo 231 a prescindere dalle dimensioni e quelle di alcuni settori regolati.
D.lgs. 24/2023, art. 4
Chi lo gestisce
Una persona o un ufficio interno autonomo e con personale formato, oppure un soggetto esterno con gli stessi requisiti. Chi ha un modello 231 lo coordina con l'Organismo di Vigilanza.
D.lgs. 24/2023, art. 5
Avviso di ricevimento entro 7 giorni
Chi segnala riceve un avviso entro sette giorni dalla ricezione. La piattaforma lo registra quando la pratica viene presa in carico.
D.lgs. 24/2023, art. 5
Riscontro entro 3 mesi
Il riscontro va dato entro tre mesi dall'avviso di ricevimento o, se l'avviso manca, dalla scadenza dei sette giorni. Sono mesi di calendario.
D.lgs. 24/2023, artt. 4 e 14
Anche a voce e di persona
La segnalazione può essere scritta oppure orale; su richiesta, anche in un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole. Quella orale si mette a verbale e la persona può verificarlo, rettificarlo e confermarlo.
D.lgs. 24/2023, art. 12
Riservatezza dell'identità
L'identità di chi segnala non può essere rivelata, senza il suo consenso, a persone diverse da quelle incaricate di ricevere e seguire la segnalazione.
D.lgs. 24/2023, art. 13
Dati personali e DPIA
Il titolare del trattamento è la società: deve informare gli interessati, fare la valutazione d'impatto del canale e regolare i rapporti con i fornitori.
D.lgs. 24/2023, art. 14
Conservazione: non oltre 5 anni
Segnalazioni e documenti si conservano per il tempo necessario a trattarle e comunque non oltre cinque anni dalla comunicazione dell'esito finale.
D.lgs. 24/2023, artt. 17 e 19
Divieto di ritorsioni
Licenziamento, demansionamento, trasferimento e ogni altra misura punitiva verso chi segnala sono vietati e nulli. Le ritorsioni si comunicano all'ANAC.
D.lgs. 24/2023, art. 21
Vigilanza dell'ANAC
L'ANAC vigila sull'istituzione del canale e sulle procedure. Un canale attivo, con procedure conformi e segnalazioni gestite nei termini, permette alla società di operare nel rispetto dei requisiti legali.
Due piattaforme, un solo accesso
Separata, ma collegata alla compliance
La piattaforma Whistleblowing è un ambiente a sé: chi segnala non entra mai nell'area aziendale e chi amministra la società non entra nelle pratiche. Dove serve, però, le due parlano.
Organismo di Vigilanza
Se la società lo nomina gestore, l'Organismo passa dalla sua area alle pratiche con lo stesso accesso.
Documenti e voto
Procedura, nomina del gestore, informativa e DPIA stanno nell'archivio e contano nel voto di compliance.
Avvisi
Gli incaricati ricevono un avviso alla propria email personale: mai il contenuto, solo l'invito ad accedere.
Domande frequenti
Prima di attivarla
Il canale è anonimo?
Chi segnala può non dire chi è. Riceve un codice personale per seguire la pratica e leggere le risposte.
Chi legge le segnalazioni?
Solo chi è stato nominato per gestirle: il gestore e il suo sostituto. L'amministrazione della società non ne legge il contenuto.
Entro quando bisogna rispondere?
Avviso di ricevimento entro 7 giorni, riscontro entro 3 mesi. La piattaforma tiene i due termini sempre in vista.
Posso usarla da subito per segnalazioni vere?
La piattaforma è in collaudo. Per attivarla sulla tua società scrivici: ti diciamo cosa è pronto e cosa no.
Attiva il canale della tua società
Accedi, nomina chi gestisce le segnalazioni e pubblica il collegamento. Prima dell'uso reale servono la procedura interna, l'informativa e la valutazione d'impatto: ti aiutiamo a prepararle.