Accordo sul trattamento dei dati personali

tra il Cliente ("Titolare") e [DENOMINAZIONE ICAM] ("Responsabile"), ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679. Fa parte dei Termini d'uso.

1. Oggetto e durata

Il Responsabile tratta i dati personali per conto del Titolare al solo scopo di erogare la Piattaforma. L'accordo dura quanto il contratto.

2. Descrizione del trattamento

Natura, finalità, tipologie di dati, categorie di interessati e durata sono nell'Allegato I.

3. Obblighi del Responsabile

Il Responsabile:

tratta i dati solo su istruzioni documentate del Titolare (i Termini d'uso e l'uso della Piattaforma sono istruzioni), e lo avvisa se ritiene che un'istruzione violi la normativa;

garantisce che le persone autorizzate siano vincolate alla riservatezza;

adotta le misure di sicurezza dell'art. 32 GDPR, descritte nell'Allegato II;

non accede ai contenuti dei documenti riservati dell'Organismo di Vigilanza, vedendo solo lo stato di pubblicazione;

assiste il Titolare nel rispondere alle richieste degli interessati, nelle valutazioni d'impatto e nelle consultazioni dell'autorità;

informa il Titolare senza ingiustificato ritardo, e comunque entro [48] ore da quando ne ha avuto conoscenza, di ogni violazione dei dati personali, con le informazioni disponibili;

al termine del servizio, a scelta del Titolare, restituisce o cancella i dati entro [30] giorni, salvo obblighi di legge;

mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi e consente audit ragionevoli, con preavviso di [30] giorni, durante l'orario di lavoro e senza compromettere la sicurezza di altri clienti.

4. Sub-responsabili

Il Titolare autorizza in via generale i sub-responsabili dell'Allegato III. Il Responsabile informa il Titolare di aggiunte o sostituzioni con preavviso di [30] giorni; il Titolare può opporsi per motivi ragionevoli. Il Responsabile impone ai sub-responsabili obblighi equivalenti e risponde nei confronti del Titolare.

5. Trasferimenti extra UE

Il Responsabile trasferisce dati fuori dallo Spazio economico europeo solo con garanzie adeguate: decisione di adeguatezza o clausole contrattuali standard (decisione (UE) 2021/914), che si intendono incorporate per quanto necessario.

6. Obblighi del Titolare

Il Titolare garantisce la liceità del trattamento e di avere informato gli interessati, e non carica dati di categorie particolari (art. 9) né relativi a condanne penali e reati (art. 10) senza un accordo scritto con il Responsabile che preveda misure aggiuntive. Per i documenti dell'Organismo di Vigilanza il Titolare valuta la necessità di una valutazione d'impatto.

7. Responsabilità

Si applica la limitazione di responsabilità dei Termini d'uso, nei limiti consentiti dall'art. 82 GDPR.

Allegato I – Descrizione del trattamento

Finalità: erogazione della Piattaforma (archivio, calcolo del voto, formazione, scadenziario, area dell'Organismo di Vigilanza, assistente).

Natura: raccolta, conservazione, lettura e analisi automatizzata dei documenti, consultazione, cancellazione.

Interessati: referenti e amministratori, dipendenti e collaboratori, componenti dell'Organismo di Vigilanza, persone fisiche citate nei documenti (per esempio fornitori persone fisiche).

Dati: dati identificativi e di contatto, funzione, dati contrattuali, esiti di formazione, contenuto dei documenti caricati.

Categorie particolari e penali: non previsti salvo accordo (punto 6).

Durata: quella del contratto, più [30] giorni per la restituzione o cancellazione.

Allegato II – Misure di sicurezza [da confermare con lo sviluppatore]

Cifratura dei dati in transito e a riposo.

Autenticazione e controllo degli accessi per ruolo; separazione dei dati tra i clienti.

Restrizioni a livello di database sui documenti riservati dell'Organismo di Vigilanza.

Registrazione degli accessi e delle modifiche.

Copie di sicurezza e ripristino; gestione delle vulnerabilità e degli aggiornamenti.

Procedura di gestione delle violazioni dei dati.

Accesso del personale limitato al necessario e vincolato alla riservatezza.

Allegato III – Sub-responsabili [compilare e verificare con i contratti]

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